Privacy verklaring

Art.1 Privacyregels

De Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (= AGV, van toepassing vanaf 25 mei 2018) legt strikte regels en voorwaarden op aan bedrijven bij de verwerking van persoonsgegevens van hun klanten en dit om hun privacy te beschermen (Verordening EU 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG).

Met deze privacy overeenkomst wil PROXIMEDIA professionals voorzien van duidelijke en nauwkeurige informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens.

Wie zijn wij?

Art.2 De verwerkingsverantwoordelijke

De “verwerkingsverantwoordelijke” van uw persoonsgegevens is de volgende rechtspersoon, hierna “PROXIMEDIA” genoemd:

  • – PROXIMEDIA NV, met maatschappelijke zetel te Paepsemlaan 11A, 1070 Brussel, met KBO-nummer 468 561 072.
Art.3 De functionaris voor de gegevensbescherming en gegevensbeheerder

In overeenstemming met de AVG :

Philippe Verwerft is benoemd tot afgevaardigde voor gegevensbescherming bij Proximedia.

Elk van onze klanten kan op elk gewenst moment contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming voor vragen over de verwerking van zijn persoonsgegevens en de uitoefening van de rechten die de AVG hem verleent op het volgende adres: gdpr@proximedia.com.

Waarom gebruiken we uw gegevens?

Art.4 Rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking

PROXIMEDIA kan uw persoonsgegevens alleen verwerken voor legitieme en noodzakelijke doeleinden (art. 6 van de AVG):

  • Voor de uitvoering en de naleving van de dienstverleningsovereenkomst afgesloten tussen de professional en PROXIMEDIA;
  • Voor de goede werking van het bedrijf;
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die in het kader van de zakenrelatie aan het bedrijf worden opgelegd (bv. met betrekking tot belastingen, boekhouding, contractuele aansprakelijkheid, enz.)
Art.5 Doel van de gegevensverwerking

PROXIMEDIA verwerkt uw persoonsgegevens, al dan niet elektronisch, voor legitieme contractuele, zakelijke en veiligheids-/beveiligingsdoeleinden.

Deze doeleinden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende:

  • Aanvragen voor informatie, aanbiedingen en prospecten:
    Het eerste doel van deze verzameling is om uw aanvragen te beantwoorden voor informatie met betrekking tot onze producten en diensten (catalogusaanvragen, prijsaanvragen, offerteaanvragen, algemene informatieaanvragen).
  • Mededelingen aan de klanten in het kader van de uitvoering van het contract:
    Wij kunnen uw gegevens gebruiken om met u te communiceren en beschouwen deze communicatie als een integraal onderdeel van onze dienst. Wij kunnen uw e-mail- en postadres gebruiken om u te informeren over nieuwigheden, promotieaanbiedingen en occasionele aanbiedingen van derden die voor u interessant kunnen zijn.
    Als u deze aanbiedingen niet wenst te ontvangen, kunt u zich altijd afmelden door te klikken op de link “Afmelden” onderaan elke e-mail.
  • De verlening van diensten zoals:
    • De productie van bedrijfsvideo’s in twee formaten (90 sec. – 30 sec.) ;
    • Uitzending van bedrijfsvideo’s van 90 sec. op sites waarop video’s worden gedeeld (YouTube, Vimeo, Dailymotion);
    • Uitzending van video’s van 30 sec. op ons schermennetwerk (Totems);
    • En de aanmaak van Facebook-campagnes met video-uitzending van 30 sec.
    • Aanmaak van websites
    • Aanmaak van showcasesites
    • Aanmaak van e-commercesites
    • Aanmaak van responsieve sites
    • Aanmaak van mobiele sites
    • Webdesign
    • CMS
    • Digitale communicatie
    • Redactioneel en copywriting
    • Fotoreportage
    • Bizbook – Repertorium
    • Adwords-campagne
    • Spontane doorverwijzingen
    • Nieuwsbrief
    • Batibouw +
    • Batibouw + premium
    • Opleidingen
    • Office 365
    • Onderhoud
    • Helpdesk
    • Google Analytics

 

Welke gegevens verzamelen we van de klant?

Art.6 Categorieën persoonsgegevens

Art.6.a Algemene gegevens

Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie met betrekking tot de klant op basis waarvan de klant kan worden geïdentificeerd.

Anonieme gegevens aan de hand waarvan de professional niet kan worden geïdentificeerd, worden daarom niet als persoonsgegevens beschouwd.

Om de in artikel 5 genoemde doeleinden te bereiken, omvat de verwerking van uw persoonsgegevens onder meer het volgende:

  • Gegevens met betrekking tot uw identiteit (naam, voornaam, adres, btw-nummer, bedrijfsnummer, enz.;
  • Persoonlijke statusgegevens (telefoonnummer, persoonlijke e-mail, …);
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer, factureringsgegevens, …);
  • Gegevens met betrekking tot de uitvoering van het dienstencontract (voorwerp van het contract, factureringsadres, beroepsmatige gegevens, …);
  • Gegevens met betrekking tot het gebruik van elektronische apparatuur, zoals computers (wachtwoord, loggegevens, elektronische identificatiegegevens, factureringsgegevens, …);
  • Gegevens met betrekking tot de telefonische opnamen (interview voor de aanmaak van de site, aanvragen voor informatie, …);
  • Gegevens met betrekking tot het einde van het dienstencontract (reden van de opzegging, einddatum van het contract, maandelijkse betalingen, vergoedingen, …);
  • PROXIMEDIA kan ook foto’s van de klant verwerken, als hij dit aanvaardt, bijvoorbeeld op het internet. Deze kan te allen tijde zijn toestemming daarvoor intrekken en de foto wordt verwijderd;
  • Facebook-getuigenissen van onze tevreden klanten over onze diensten;
  • Referenties op de PROXIMEDIA-website en sociale netwerken (website, informatie over de instelling).

Art.6.b Gevoelige gegevens

De verwerking van persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen of de religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging blijkt, alsook de verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de identificatie van een natuurlijke persoon als zodanig of gegevens die de seksuele geaardheid of het seksuele leven van een natuurlijke persoon betreffen, zijn verboden.

PROXIMEDIA verbindt zich ertoe dit verbod strikt na te leven.

Hoe gebruiken we uw gegevens?
Met wie delen we uw gegevens?

Art.7 Bronnen en oorsprong van persoonsgegevens

Wanneer de contractuele relatie begint, is het waarschijnlijk dat de initiële gegevens van de klant zelf afkomstig zijn.

Gedurende de contractperiode dient u PROXIMEDIA meer informatie te verstrekken, waaronder mededelingen over uw wensen en behoeften om een juiste uitvoering van de diensten te garanderen.

Indien u niet van plan bent de door de wet of overeenkomst vereiste gegevens te verstrekken, of indien u bezwaar maakt tegen de bewaring en/of noodzakelijke verwerking, kunt u bepaalde voordelen verliezen en/of kan PROXIMEDIA besluiten het dienstencontract ten nadele van u te beëindigen.

Gedurende de contractperiode kan PROXIMEDIA ook persoonsgegevens over u ontvangen of aanmaken.

Art.8 Toegang tot persoonsgegevens

Intern gebruik

Uw persoonsgegevens kunnen worden meegedeeld aan:

  • De IT-afdeling;
  • De productieteams;
  • De installatieteams van het geleverde materiaal;
  • De onderhoudsteams van de diensten;
  • De klantenservice;
  • De juridische en invorderingsafdeling;
  • De backoffice;
  • De fotografen, cameramannen, copywriters, webdesigners, webmanagers, stagiaires, journalisten, …;
  • De verschillende managers die de dienstverlening moeten uitvoeren.

Extern gebruik

Voor bepaalde legitieme redenen kunnen de persoonsgegevens van onze klanten door derden worden verstrekt of zelfs verwerkt.

PROXIMEDIA kiest immers zorgvuldig zijn medewerkers om kwaliteitsdienstverlening te garanderen, in het bijzonder voor het beheer van domeinnamen, het opnemen van video en de aanmaak van websites.

PROXIMEDIA zorgt ervoor dat zijn onderaannemers de AVG-regelgeving naleven.

De gegevensverwerking door deze laatsten is onderworpen aan een strikt juridisch kader.

Met dien verstande dat de werknemers, beheerders en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de geselecteerde gespecialiseerde dienstverleners het vertrouwelijke karakter van deze gegevens moeten respecteren en deze alleen mogen gebruiken in overeenstemming met de instructies van PROXIMEDIA.

Art.9 Bewaartermijn van de gegevens

PROXIMEDIA zet de nodige middelen in om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens worden bewaard voor de hierboven beschreven doeleinden en dat deze de wettelijke termijnen niet overschrijden.

Art.10 Geautomatiseerde besluitvorming

PROXIMEDIA stelt als principe om geen beslissingen te nemen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde gegevensverwerking wanneer de juridische gevolgen van de beslissing te grote gevolgen voor onze klanten kunnen hebben.

Wat zijn uw rechten?

Art.11 Rechten van de klant

PROXIMEDIA verbindt zich ertoe passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van de verwerking van persoonsgegevens van elk van zijn klanten te waarborgen (Art. 32 van de AVG).

11.a Recht op toegang (Art. 15 van de AVG)

PROXIMEDIA verleent elke klant het recht op toegang tot zijn eigen persoonsgegevens en het recht om deze te verkrijgen of er een kopie van te maken voor zover dit redelijk is.

11.b Recht op rechtzetting (Art. 16 van de AVG)

PROXIMEDIA kent de mogelijkheid toe voor zijn klanten om een rechtzetting van foutieve gegevens aan te vragen en te vragen deze aan te vullen zoals ze moeten zijn.

PROXIMEDIA zal de wijzigingen meedelen aan de betrokken partij.

11.c Recht om te worden vergeten (Art. 17 van de AVG) en het recht op beperking van de verwerking (Art. 18 van de AVG)

PROXIMEDIA verbindt zich er in het bijzonder toe om in de volgende gevallen de verwijdering van zijn persoonsgegevens aan zijn klanten toe te staan:

  • Gegevens die zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt;
  • De klant maakt bezwaar tegen de verwerking;
  • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.

Inclusief de beperking van de verwerking in de volgende gevallen, maar niet gelimiteerd tot:

  • De klant betwist de juistheid van de gegevens en de verwerkingsverantwoordelijke heeft tijd nodig om de juistheid van de persoonsgegevens te verifiëren;
  • De verwerking is onwettig en de klant vraagt niet om de verwijdering van zijn persoonsgegevens, maar om een beperking van het gebruik ervan;
  • De verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet langer nodig in de contractuele relatie, maar ze zijn nog steeds noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van wettelijke rechten;
  • De klant heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking.

11.d Kennisgeving

PROXIMEDIA verbindt zich ertoe elke ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis te stellen van elke rechtzetting (4.2) of verwijdering (4.3) van persoonsgegevens of van elke beperking van de verwerking (4.4), tenzij een dergelijke mededeling onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vergt.

11.e Recht op gegevensoverdracht (Art. 20 van de AVG)

Kopieën van persoonsgegevens mogen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en digitaal formaat aan de klant zelf of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden verzonden indien de gegevens reeds zijn gedigitaliseerd, een verzending technisch mogelijk is en de klant hierom schriftelijk heeft verzocht.

In bovengenoemde gevallen blijft het recht op het verwijderen van de gegevens van toepassing.

11.f Recht op bezwaar (Art. 21 en 22 van de AVG)

PROXIMEDIA wil te allen tijde luisteren naar de klant en zijn recht om zich te verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, om redenen die verband houden met zijn specifieke situatie.

In dit geval zal PROXIMEDIA analyseren of het wenselijk is om de verwerking van persoonsgegevens onmiddellijk stop te zetten, tenzij er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die prevaleren op de belangen, rechten en vrijheden van de betrokken klant, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van wettelijke rechten.

11.g Termijn

Elke aanvraag op grond van de punten 11.a tot 11.f is van kracht binnen een maand na ontvangst van de aanvraag.

11.h Recht om een klacht in te dienen (Art. 77 van de AVG)

De klant heeft te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de privacycommissie indien hij van mening is dat de verwerking van zijn persoonsgegevens een inbreuk vormt op de AVG.

Wat is onze verbintenis?

Art.12. Onze verbintenis

PROXIMEDIA heeft tot doel beveiligingstechnieken te implementeren om de opgeslagen klantgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, ongepast gebruik, wijzigingen, onwettige of accidentele vernietiging en onbedoeld verlies.

PROXIMEDIA blijft zijn procedures versterken naarmate nieuwe technologieën beschikbaar komen en binnen evenredige inspanningen.

  • PROXIMEDIA streeft naar optimale transparantie;
  • PROXIMEDIA verbindt zich ertoe om conforme diensten te leveren en dit zonder extra kosten voor onze klanten;
  • PROXIMEDIA zet zich in om onze klanten hierover correct te informeren;
  • PROXIMEDIA zal onze contactpersonen om hun uitdrukkelijke toestemming vragen om hen onze nieuwsbrief, promotie-e-mails of andere marketingactiviteiten te sturen.
Art.13 Procedure bij inbreuken

Het is altijd mogelijk dat persoonsgegevens die in het kader van de contractuele relatie worden verwerkt in verkeerde handen vallen als gevolg van menselijke fouten, computerfouten, enz. De manager moet zo spoedig mogelijk zijn directe chef en de functionaris voor gegevensbescherming op de hoogte stellen en daarbij zoveel mogelijk informatie verstrekken (feiten, omstandigheden, enz.).

Indien de inbreuk een hoog risico oplevert voor de rechten en vrijheden van de klant, zal PROXIMEDIA de betrokken klant onmiddellijk op de hoogte brengen van de feiten en maatregelen.

PROXIMEDIA zal ervoor zorgen dat de nodige stappen worden ondernomen om de privacycommissie van de inbreuk in kwestie op de hoogte te brengen binnen 72 uur na kennis te hebben genomen van de inbreuk, tenzij de inbreuk geen hoog risico vormt voor de rechten en vrijheden van de klant. (Art. 32-34 van de AVG).

 

Uw toestemming:

Art. 14 Toestemming

De klant dient zijn uitdrukkelijke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming te geven voor de verwerking van persoonsgegevens door PROXIMEDIA zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

De klant heeft het recht om zijn toestemming te allen tijde, op eenvoudig schriftelijk verzoek, in te trekken onder voorbehoud dat hij de gevolgen ervan aanvaardt.

Zoals reeds vermeld in artikel 7, wordt eraan herinnerd dat indien de klant de gegevens niet verstrekt die hij krachtens de wet of de overeenkomst moet meedelen of als hij zich verzet tegen een bewaring en/of een noodzakelijke verwerking, de klant bepaalde voordelen kan verliezen en/of PROXIMEDIA kan beslissen om de overeenkomst die hen bindt te beëindigen ten nadele van de wederpartij.

 

PROXIMEDIA behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen.